北京大学深圳研究生院学生出国（境）申报流程 
在校期间，研究生到国（境）外参加学术活动和进行学术访问等，均须办理研究生出访申报手续，具体流程如下： 
 
1）提交出国（境）申请：申报学生在北京大学门户网站提交出国（境）申请，提交后可通过门户查询审核进度，确认各级单位审核通过后再出访。 
登陆“校内门户”（http://portal.pku.edu.cn/infoPortal/）：选择“研究生院业务”→在“培养办学籍”栏目中找到“提交出国审批申请”→ 填写相关信息 →按提示上传相关材料→“提交申请”； 
 
a) 邀请函：请上传pdf格式的接收函原件或有导师签字的相关往来邮件；学生在出访系统中上传邀请信，非英文的外文邀请函需翻译，本人及导师在翻译件上签字确认； 
b) 家长知情书：请按系统提示下载模板，填写信息，家长签字后扫描上传文件； 
c) 导师知情书：出访手续需经导师、院系研判其出访必要性。请按系统提示下载模板，填写信息，导师审核并亲笔签字后，扫描上传文件。 
 
2）二级单位审核：学生在信息填报阶段选择负责的二级单位审批老师，学生所在学院主管领导可通过北京大学门户审核学生出访申请。
3）教务处审批：提交出国（境）申请后，学生打印出访申报表（仅需本人签字），携邀请函、导师知情书、家长知情书至教务处H103姜老师进行备案；教务处根据学生材料及学院意见对学生出访进行备案，并提醒深研院负责人完成审批； 
4）院系审批：深研院行政领导和党委领导对学生出访进行线上审批； 
5）研究生院审核； 
6）国际合作部审核
 
附注： 
1.出访时间超过180天的学生，需要办理保留学籍及深研院离校手续： 
（1）深研院离校手续：离校转单（请到H103领取），回国后需办理报到及转回手续。 
（2）研究生院保留学籍手续：学生可在出访申请界面自行打印带有“学生证明章”的保留学籍手续单（无需再至研究生院盖章），在完成各部门手续后将保留学籍手续单交回研究生院（新太阳419） 
2.手续须在出访前完成，否则不予补办。 
请学生自行安排办理时间，建议至少于出访日期前5个工作日完成深研院相关流程。确认通过各部门审核后再出访。逾期不予受理。 
如有延长（或提前）出访时间的情况，请第一时间与学院做好沟通，并提前完成延长（提前）出访时间申请，申请流程与首次出访一致。 
3.出访时间： 
邀请函出访时间应与邀请函上的时间相一致； 
学生填报出访日期应与离深和抵深的时间相一致。 
4.本部办理出访事务的注意事项请参照《北京大学研究生学籍事务办理指南》关于“研究生办理出国境手续”章节。 
（1）北京大学研究生学籍事务办理指南 
http://grs.pku.edu.cn/docs/2022-08/20220831091509810630.pdf 
（2）研究生院：研究生办理出国（境）手续 
http://grs.pku.edu.cn/pygz/xjgl/cggl2333/zdzc777/368436.htm 
（3）国际合作部：学生出访申报和审批流程 
https://www.oir.pku.edu.cn/info/1044/1161.htm